MEBBİS e-Personel'de izin talebi: adım adım rehber

Rehberin geri kalanında dört ifade sık geçiyor. EBYS, izin talebinizin resmî yazıya dönüştüğü ve amirlerinizce onaylandığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi'dir. Paraf ve imza, yazının onay zincirinde her yöneticiye düşen rolü anlatır: parafçı inceleyip bir üst basamağa iletir, imzacı son onayı verir.

“İşlem tamamlandı” ifadesi bütün onayların bittiğini ve iznin özlük kaydınıza işlendiğini gösterir. “Aktif görev yeri alt birimler” ise EBYS hesabı olmayan personelin onay zincirini kurumun yapısından kurmaya yarayan seçenektir; 9. adımda ayrıntısı var.

e-Personel'de sol menüdeki İzin İşlemleri başlığını açtığınızda iki tür bağlantı görürsünüz. Yeni bir izin istemek ve gönderdiğiniz talepleri izlemek için kullanacağınız tek yer İzin Talep Girişi (Tüm İzinler) ekranıdır.

Sağlık ve refakat, mazeret ya da yıllık izin adını taşıyan diğer bağlantılar yalnızca onaylanıp kaydınıza işlenmiş izinleri listeler. Bu ekranlardan yeni kayıt açılmaz.

Ekranın sağ üstünde üç ayrı başlatma düğmesi bulunur: hastalık ve refakat, mazeret ve yıllık izin. Hangi izni isteyecekseniz onun düğmesine basarsınız; her biri kendi formunu açar.

Hemen alttaki sekmeler, daha önce başlattığınız talepleri türlerine göre ayırır. Bir talebin hangi aşamada olduğunu da buradan izlersiniz (15. adım).

Formun üstüne kaç gün izin kullanacağınızı ve iznin başlama tarihini, ardından izin süresince bulunacağınız adres ile telefonu yazarsınız.

Rapor bölümünde raporu düzenleyen sağlık kuruluşunu ve raporun türünü (tek hekim, sağlık kurulu gibi) seçersiniz. Refakat izninde hastanın size yakınlığını da belirtip kısa bir açıklama eklersiniz.

Süre, başlama tarihi, adres ve telefon alanları hastalık izniyle aynıdır. Farklı olan, izni neden istediğinizi seçtiğiniz “Veriliş nedeni” listesidir: evlilik, babalık, yakın kaybı gibi. Seçtiğiniz neden, girebileceğiniz en uzun süreyi de belirler (6. adım).

Açıklama kutusuna talebinizi birkaç cümleyle yazmanız beklenir. Belge eklemek bu türde çoğunlukla isteğe bağlıdır; yine de mazeretinizi gösteren bir belge eklemek onaylayacak yöneticinin işini kolaylaştırır.

Sistem, seçtiğiniz izin türüne göre yazabileceğiniz gün sayısını sınırlar. Rehberde yer alan sınırları aşağıdaki tabloda topladık:

* “Diğer” nedenli mazeret izni, kullanılmamış yıllık izniniz varken açılmaz (8. adım).

Yıllık izin formunda gün sayısını ve başlama tarihini girersiniz. Sistem burada kalan izninizden fazla gün yazmanıza izin vermez; önce e-Personel'deki kalan izin bilginize bakmanızda yarar var.

Formun ortasındaki yol izni paneli, iznin bir kısmını başka bir şehirde geçirecekseniz gidiş ve dönüş için ek gün istemenizi sağlar. Kutuyu işaretlemezseniz yol izni eklenmez.

Sık karıştırılan iki kural var. Birincisi yol izni: bir takvim yılında toplam 4 gün kullanılabilir, en çok 2 gün gidiş ve 2 gün dönüş. Kullanılmayan yol izni ertesi yıla aktarılmaz.

İkincisi “Diğer” nedenli mazeret izni: talebi açmak istediğinizde sistem önce kalan yıllık izninize bakar. Kullanılmamış yıllık izniniz varsa talep oluşturulamaz ve kaç gün izniniz kaldığını bildiren bir uyarı görürsünüz. Böylece önce yıllık iznin kullanılması sağlanır.

Talebi göndermeden önce, yazının hangi yöneticilerden geçeceğini belirleyen onay akışı kaynağını seçersiniz. Üç seçenek vardır:

Personel EBYS hiyerarşisi — izin isteyen kişinin kendi EBYS hesabı ve bağlı olduğu yönetici zinciri tanımlıysa.
İşlem yapan kullanıcı EBYS hiyerarşisi — talebi başka bir personel adına siz giriyorsanız ve sizin zincirinizin kullanılması gerekiyorsa.
Aktif görev yeri alt birimler — EBYS hesabı olmayan personel için; zincir kurumun yapısından getirilir.

Kaynağı seçtikten sonra onay akışının başlayacağı birimi seçersiniz. Altta o birimin yöneticileri listelenir; her birinin yanındaki listeden yazıdaki rolünü, yani paraf mı imza mı atacağını belirlersiniz.

İzin süresince görevinizi başka birine bırakmanız gerekiyorsa formun altındaki “Vekalet vereceğim” kutusunu işaretleyin. Açılan alanda vekil olacak kişiyi ad, soyad ya da T.C. kimlik numarasıyla kurumunuz ve alt birimleri içinde arayıp listeden seçersiniz.

Vekaletin başlangıç ve bitiş tarihleri izin sürenizden kendiliğinden hesaplanır. Vekalet, izin yazınızla birlikte aynı anda onaya gider; ayrıca bir işlem yapmanız gerekmez.

Kim vekalet bırakır? Bu bölüm yalnızca kurum müdürü ve daha üst unvandaki yöneticiler içindir; öğretmen izinlerinde kullanılmaz.

Vekil seçmek zorunludur: kutuyu işaretleyip kimseyi seçmezseniz talep tamamlanmaz. Tarihler örtüşmelidir: vekalet günleri, varsa yol izni dahil izin günlerinizle birebir aynı olmalıdır.

Otomatik yönlendirme: vali ve vali yardımcısının vekaleti il millî eğitim müdürlüğüne, kaymakamınki ilçe millî eğitim müdürlüğüne kendiliğinden gider. Aynı tarihler için ikinci bir vekalet verilemez.

Formu doldurup gönderdiğinizde pencerenin sağ yarısında, sistemin resmî şablonla hazırladığı izin onay belgesi açılır. Belgenin burada görünmesi, talebinizin EBYS'de evrak numarası aldığını ve onay zincirine girdiğini gösterir.

Bundan sonraki adımlar yöneticilerinizin ekranında ilerler. Önizleme boş kalıyorsa talep henüz gönderilmemiştir; zorunlu alanları ve ekleri yeniden kontrol edin.

İzin yazısı yöneticinin EBYS ekranında, sol menüdeki işlem bekleyen evraklar arasına düşer; rolüne göre paraf ya da imza bekleyenler listesinde görünür.

Yönetici evrakı açıp önizlemede inceler ve üst araç çubuğundaki Parafla ya da İmzala düğmesiyle bir sonraki basamağa iletir. Kontrolcü atanmış süreçlerde aynı ekran kontrol onayı için de kullanılır.

İzin Talep Girişi ekranında ilgili izin türünün sekmesini açın. Her talebin evrak numarası, başlangıç tarihi ve süresi yanında iki önemli sütun vardır:

İşlem süreci — evrakın o an hangi adımda beklediğini yazar (kontrol, paraf, imza gibi).
Kayıt — renkli etiketle “Devam ediyor” ya da “İşlem tamamlandı” der.

Onayı biten izinler, sol menüdeki izin türü bağlantılarında yıl, başlangıç, süre, göreve başlama ve onay sayısıyla listelenir. Bu liste salt okunurdur: kayıt eklenemez, silinemez, düzeltilemez.

Onaylı bir izinde değişiklik gerekiyorsa satırın yanındaki İptal, Yarıda kesme ya da Uzatma düğmesiyle yeni bir resmî talep başlatırsınız.

Düğmeye bastığınızda yine bir pencere açılır. Üst bölümde işlemin hangi izin kaydına uygulanacağı yazar; uzatmada ek gün sayısını, iptal ya da kesmede gerekçeyi girersiniz.

Bu işlemler de ayrı bir EBYS yazısı ürettiği için onay akışını, birimi ve paraf-imza sırasını baştan seçmeniz gerekir (9 ve 10. adımlar).

Bu adım öğretmenler için değil, il ve ilçe düzeyindeki yetkililer içindir. İzin taleplerini kontrol edecek personel, izin kontrolcüleri ekranında tanımlanır.

Önce kontrolcünün belirli bir birim için mi yoksa il ya da ilçenin tamamı için mi çalışacağı seçilir; ardından kişi ad, soyad ya da T.C. kimlik numarasıyla aranıp eklenir. Alttaki listede sıra önemlidir: iş önce birinci sıradakine düşer, o kişi izinliyse ya da görevde değilse bir sonrakine geçer.